(+420) 234 261 904 info@neotax.eu

Zřízení datových schránek pro OSVČ se blíží

15. listopad 2022

Dlouho diskutované zřízení datových schránek pro všechny OSVČ se blíží. Vláda původní návrh o zřízení datovek zčásti zmírnila, OSVČ si ale budou muset zvykat na nový online nástroj pro komunikaci s úřady.

Datová schránka, co to vlastně je?


Datová schránka je online nástroj určen k:

  • online komunikaci s orgány veřejné správy,
  • podání dokumentů a žádostí (např. daňového přiznání, žádosti o rodičovský příspěvek, žádosti o příspěvek na bydlení, o výpis z rejstříku trestů, výpis bodů řidiče a dalších) na úřady (finanční úřad, ČSSZ, zdravotní pojišťovny, úřad práce, městské úřady),
  • online komunikaci s právnickými osobami ze soukromého sektoru (lze zaslat třeba omluvenku dítěte do školy).

Její cílem je efektivnější digitální komunikace se státními institucemi, úřady a soukromým sektorem.

Pro OSVČ to znamená konec byrokracie a chození po úřadech, všechno vyřeší online z pohodlí domova nebo kanceláře.

Doposud byla datová schránka povinná pro orgány státní správy a právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Dobrovolně mohla být zřízena fyzickým osobám a také podnikajícím fyzickým osobám. Vláda minulý týden schválila, že pro nepodnikající fyzické osoby, které použily elektronické přihlášení pro komunikaci s úřady přes bankovní identitu a nebo portál občana, datové schránky povinně ze zákona zřízeny nebudou.

Chceme běžné občany přesvědčovat, že mít datovku se vyplatí, nechceme jim ale cokoli nutit. Rozhodně je nechceme zatěžovat novými povinnostmi teď, když mají s ohledem na krize v Evropě jiné starosti,

vysvětluje ministr vnitra Vít Rakušan. Proto ministerstvo navrhuje návrat k dosavadní úpravě, podle které se datová schránka fyzické osobě zřídí výlučně na její žádost. Tu lze přitom učinit jednoduše i elektronicky. Občané si sice mohou svou datovou schránku fyzické osoby deaktivovat, nicméně to vyžaduje aktivitu, kterou je možné v současnosti považovat za příliš zatěžující.

Od roku 2023 bude ze zákona zřízena datová schránka všem subjektům vedených v registru osob, to jsou:

  1. právnické osoby (které doposud schránku neměly zřízenou, např. nadace, spolky, územní samosprávné celky, neziskové organizace, sdružení i společenství vlastníků jednotek),
  2. živnostníci (OSVČ).

Komu se datová schránka nezřídí ze zákona?


Příklad:

Adam je učitel. Má rád IT technologie a umí je používat, proto se na očkování proti COVIDu se přihlásil skrze NIA ID. Bude mu zřízena datová schránka ze zákona?

Odpověď:

Ne, Adam není podnikající fyzická osoba. Pokud chce datovou schránku, může mu být zřízena na základě jeho žádosti.

Příklad:

Marie je na rodičovské dovolené, živnost nemá. Rodičovský příspěvek si vyřizovala skrz bankovní identitu. Bude jí zřízena datová schránka ze zákona?

Odpověď:

Ne, Marie není podnikající fyzická osoba. Byť se přihlásila do systému státní správy elektronicky, rozhodnutím vlády jí datová schránka ze zákona nebude zřízena.

Strašák jménem datová schránka - postup zřízení a přihlášení krok za krokem


Stát bude datové schránky pro OSVČ a právnické osoby zřizovat postupně, a to v termínu od 1. 1. 2023 do 31. 3. 2023. Během tohoto období začne Ministerstvo vnitra ČR rozesílat živnostníkům dopis do vlastních rukou s přihlašovacími údaji do datové schránky. Pokud si OSVČ tento dopis do 15 dnů nevyzvedne, datová schránka sa aktivuje automaticky.

Zřízení a užívání datové schránky je bezplatné (pokud se využívá ke komunikaci s úřady, např. ke komunikaci s Finanční správou, se zdravotní pojišťovnou, s Českou správou sociálního zabezpečení, s magistrátem a nebo s jinými úřady). Za zřízení tedy OSVČ nezaplatí ani korunu.

POZOR: Datová schránka bude automaticky zřízena i všem OSVČ s pozastavenou živností.

Příklad č. 1:

Jana požádala o pozastavení živnosti po 5 letech podnikání, jelikož nastoupila do zaměstnání na hlavní pracovní poměr. K podnikání se do budoucna plánuje vrátit. Bude Janě zřízena datová schránka?

Odpověď:

Datové schránky se budou zřizovat všem OSVČ, které jsou zapsané v živnostenském rejstříku. Jelikož má Jana pozastavenou živnost, a je tedy nadále zapsaná v živnostenském rejstříku, datová schránka jí bude zřízena ze zákona. Datovou schránku nelze zrušit na žádost OSVČ. Jedinou možností zrušení schránky je ukončení podnikání, resp. zrušení živnosti (datová schránka bude zrušena uplynutím 3 let od vymazání ze živnostenského rejstříku).

Příklad č. 2:

Janina kamarádka Dana zrušila živnost v roce 2018 (po pěti letech podnikání). K podnikání se neplánuje vrátit. Bude Daně zřízena datová schránka?

Odpověď:

Ne, Daně nebude zřízena datová schránka, protože její živnost je zrušena a vymazána ze živnostenského rejstříku.

Datová schránka bude také zřízena OSVČ, které vlastní datovou schránku jako fyzická osoba. Budou tak mít datové schránky dvě. Veškeré oficiální zprávy z úřadů ale budou chodit do tzv. podnikatelské datové schránky.

V případě, že OSVČ již má zřízenou podnikatelskou datovou schránku, stát již další zřizovat nebude.

Možnosti přihlášení do datové schránky


Po doručení přihlašovacích údajů je nutné přihlásit se do datové schránky přes aplikaci Datové schránky. Pro první přihlášení se použijí obdrženy přihlašovací údaje (přihlašovací jméno a heslo) z dopisu do vlastních rukou.

Následně lze doplnit i další přihlašovací metodu (pro zvýšení bezpečnostního zabezpečení datové schránky), např. přihlášení:

  • identitou občana,
  • mobilním klíčem,
  • SMS kódem,
  • bezpečnostním kódem,
  • certifikátem.




Datová schránka bude zpřístupněna prvním přihlášením jejím majitelem, nejpozději však patnáctým dnem po doručení přístupových údajů. Uplynutím této lhůty bude schránka zpřístupněna automaticky.


Výhody datové schránky

  • rychlejší komunikace se státními institucemi a úřady,
  • okamžité odeslání písemnosti bez chození na úřad,
  • převzetí písemností kdekoliv s přístupem na internet,
  • úspora peněz za poštovné,
  • vybavení korespondence z domu,
  • úspora času - vše lze vyřídit online:
  • bez chození na úřad,
  • bez čekání 24 hodin denně 7 dní v týdnu,
  • prokazatelnost doručení.

Nevýhody datové schránky

První obnova hesla při zapomenutí přihlašovacích údajů není zpoplatněna. Každá další obnova hesla bude zpoplatněna částkou ve výši 200 Kč. Z důvodu bezpečnosti, příp. možného zablokování schránky nebo opakovaného zapomenutí hesla (spojeného se zpoplatněnou obnovou hesla) se doporučuje měnit heslo každých 90 dní. Lze to obejít nastavením neomezené platnosti hesla datové schránky v části „Nastavení”.

Poplatek za odeslání zprávy kromě orgánů státní správy je zpoplatněna dle ceníku České pošty a. s.

Zpráva, resp. písemnost je automaticky považována za doručenou po 10 dnech od jejího doručení (a to i v případě, že si ji adresát nepřečetl).

Tip: V datové schránce si může každá OSVČ nastavit notifikace na nově příchozí zprávy. Upozornění tak budou chodit přes sms/e-mail, jakmile příjde nová zpráva do datové schránky. Lze si nastavit obě varianty současně. Notifikace na e-mail jsou zdarma, naopak SMS notifikace jsou zpoplatněné.

Papírové daňové přiznání a přehledy jsou minulostí


OSVČ mají od 1. 1. 2023 povinnost podávat daňové přiznání elektronicky. Při podání v papírové podobě bude OSVČ vyzvána Finanční správou k elektronickému podání. Pokud k elektronickému podání nedojde, Finanční správa může živnostníkovi uložit pokutu ve výši 1 000 Kč.

Kromě toho je papírové daňové přiznání OSVČ považováno za nepodané. Dojde tak k dalším sankcím v podobě penále za každý den prodlení. Navíc OSVČ nebude vyplacen přeplatek (pokud vznikl), ani další slevy na dani např. daňový bonus na dítě.

Jak tedy podat daňové přiznání?


Přiznání elektronicky lze podat těmito způsoby:

  • datovkou schránkou,
  • přes portál mojedane.cz - EPO pomocí ID občana.

Přes datovou schránku lze podat kromě daňového přiznání i veškeré elektronické dokumenty určeny pro Finanční úřad, např.:

Připravujeme pro vás daňové přiznání a přehledy pro odeslání datovkou za rok 2022. Po vyplnění formuláře dostanete XML soubor, který stačí pouze odeslat. Pro zpracování přiznání za předchozí roky klikněte sem.

Zdravotní pojišťovna


Zdravotní pojišťovny nabízí tzv. E-komunikaci, přes kterou lze podat i přehledy. Datovku tedy k podání přehledů nutně OSVČ nepotřebuje. Přehled lze podat i přes portál zdravotní pojišťovny.

Prostřednictvím datové schránky ale OSVČ může:

  • obdržet od zdravotní pojišťovny vyúčtování záloh zdravotního pojištění za OSVČ,
  • obdržet od zdravotní pojišťovny přehled plateb a penále,
  • zaslat zdravotní pojišťovně přehled o příjmech a výdajích.

Česká správa sociálního zabezpečení


Od letoška již ČSSZ OSVČ nezasílala vyúčtování předepsaných záloh na sociální pojištění tzv. inventuru pohledávek, čímž OSVČ pomaly připravovala na blížící se digitalizaci. Letos ČSSZ ještě přijala přehled v papírové podobě, od ledna 2023 musí být podání přehledu pouze elektronicky. Přehled pro ČSSZ lze tedy podat datovou schránkou a nebo přes portál ČSSZ (např. bankovní identitou). OSVČ podávající přehled musí být ztotožněna.

Kromě přehledu lze České správě sociálního zabezpečení odesílat datovou schránkou také veškeré dokumenty, které mají elektronický formulář, a to:

  • žádost o informativní osobní list důchodového pojištění,
  • potvrzení o dočasné pracovní neschopnosti,
  • potvrzení o druhu a výši vyplacených dávek nemocenského pojištění,
  • přihlášky/odhlášky důchodového / dobrovolného nemocenského pojištění OSVČ,
  • žádost o peněžitou pomoc v mateřství.

Zrušení datové schránky pro OSVČ


Ukončí-li živnostník podnikatelskou činnost, Ministerstvo vnitra ČR mu datovou schránku zruší uplynutím 3 let od vymazání ze živnostenského rejstříku. Co z toho plyne?

Pokud OSVČ zruší živnost v roce 2023, následující rok (2024) má povinnost podat přehledy i daňové přiznání elektronicky, byť živnost již nevykonává. V následujících letech mu již podání elektronicky nevzniká.