Zřízení datových schránek pro OSVČ se blíží

Dlouho diskutované zřízení datových schránek pro všechny OSVČ je již v plném proudu. Stát postupne zřizuje datové schránky všem podnikajícím OSVČ. Vláda původní návrh o zřízení datovek zčásti zmírnila, OSVČ si ale musí začít zvykat na nový online nástroj pro komunikaci s úřady.

Datová schránka, co to vlastně je?

Datová schránka je online nástroj určen k:

• online komunikaci s orgány veřejné správy,
• podání dokumentů a žádostí (např. daňového přiznání, žádosti o rodičovský příspěvek, žádosti o příspěvek na bydlení, o výpis z rejstříku trestů, výpis bodů řidiče a dalších) na úřady (finanční úřad, ČSSZ, zdravotní pojišťovny, úřad práce, městské úřady),
• online komunikaci s právnickými osobami ze soukromého sektoru (lze zaslat třeba omluvenku dítěte do školy).

Její cílem je efektivnější digitální komunikace se státními institucemi, úřady a soukromým sektorem.

Pro OSVČ to znamená konec byrokracie a chození po úřadech, všechno vyřeší online z pohodlí domova nebo kanceláře.

Doposud byla datová schránka povinná pro orgány státní správy a právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Dobrovolně mohla být zřízena fyzickým osobám a také podnikajícím fyzickým osobám. Vláda začátkem listopadu schválila, že pro nepodnikající fyzické osoby, které použily elektronické přihlášení pro komunikaci s úřady přes bankovní identitu a nebo portál občana, datové schránky povinně ze zákona zřízeny nebudou.

Chceme běžné občany přesvědčovat, že mít datovku se vyplatí, nechceme jim ale cokoli nutit. Rozhodně je nechceme zatěžovat novými povinnostmi teď, když mají s ohledem na krize v Evropě jiné starosti,

vysvětluje ministr vnitra Vít Rakušan. Proto ministerstvo navrhuje návrat k dosavadní úpravě, podle které se datová schránka fyzické osobě zřídí výlučně na její žádost. Tu lze přitom učinit jednoduše i elektronicky. Občané si sice mohou svou datovou schránku fyzické osoby deaktivovat, nicméně to vyžaduje aktivitu, kterou je možné v současnosti považovat za příliš zatěžující.

Od roku 2023 bude ze zákona zřízena datová schránka všem subjektům vedených v registru osob, to jsou:

1. právnické osoby (které doposud schránku neměly zřízenou, např. nadace, spolky, územní samosprávné celky, neziskové organizace, sdružení i společenství vlastníků jednotek),
2. živnostníci (OSVČ).

Komu se datová schránka nezřídí ze zákona?

Příklad:

Adam je učitel. Má rád IT technologie a umí je používat, proto se na očkování proti COVIDu se přihlásil skrze NIA ID. Bude mu zřízena datová schránka ze zákona?

Odpověď:

Ne, Adam není podnikající fyzická osoba. Pokud chce datovou schránku, může mu být zřízena na základě jeho žádosti.

Příklad:

Marie je na rodičovské dovolené, živnost nemá. Rodičovský příspěvek si vyřizovala skrz bankovní identitu. Bude jí zřízena datová schránka ze zákona?

Odpověď:

Ne, Marie není podnikající fyzická osoba. Byť se přihlásila do systému státní správy elektronicky, rozhodnutím vlády jí datová schránka ze zákona nebude zřízena.

Strašák jménem datová schránka - postup zřízení a přihlášení krok za krokem

Stát zřizuje datové schránky pro OSVČ a právnické osoby postupně, a to v termínu od 1. 1. 2023 do 31. 3. 2023. Během tohoto období Ministerstvo vnitra ČR postupně rozesílá živnostníkům dopis do vlastních rukou s přihlašovacími údaji do datové schránky. Pokud si OSVČ tento dopis do 15 dnů nevyzvedne, datová schránka sa aktivuje automaticky.

Zřízení a užívání datové schránky je bezplatné (pokud se využívá ke komunikaci s úřady, např. ke komunikaci s Finanční správou, se zdravotní pojišťovnou, s Českou správou sociálního zabezpečení, s magistrátem a nebo s jinými úřady). Za zřízení tedy OSVČ nezaplatí ani korunu.

Příklad č. 1:

Jana požádala o pozastavení živnosti po 5 letech podnikání, jelikož nastoupila do zaměstnání na hlavní pracovní poměr. K podnikání se do budoucna plánuje vrátit. Bude Janě zřízena datová schránka?

Odpověď:

Datové schránky budou zřízené všem OSVČ, které jsou zapsané v živnostenském rejstříku. Jelikož má Jana pozastavenou živnost, a je tedy nadále zapsaná v živnostenském rejstříku, datová schránka jí bude zřízena ze zákona. Datovou schránku nelze zrušit na žádost OSVČ. Jedinou možností zrušení schránky je ukončení podnikání, resp. zrušení živnosti (datová schránka bude zrušena uplynutím 3 let od vymazání ze živnostenského rejstříku).

Příklad č. 2:

Janina kamarádka Dana zrušila živnost v roce 2018 (po pěti letech podnikání). K podnikání se neplánuje vrátit. Bude Daně zřízena datová schránka?

Odpověď:

Ne, Daně nebude zřízena datová schránka, protože její živnost je zrušena a vymazána ze živnostenského rejstříku.

Datová schránka bude také zřízena OSVČ, které vlastní datovou schránku jako fyzická osoba. Budou tak mít datové schránky dvě. Veškeré oficiální zprávy z úřadů ale budou chodit do tzv. podnikatelské datové schránky.

V případě, že OSVČ již má zřízenou podnikatelskou datovou schránku, stát již další zřizovat nebude.

Možnosti přihlášení do datové schránky

Po doručení přihlašovacích údajů je nutné přihlásit se do datové schránky přes aplikaci Datové schránky. Pro první přihlášení se použijí obdrženy přihlašovací údaje (přihlašovací jméno a heslo) z dopisu do vlastních rukou.

Následně lze doplnit i další přihlašovací metodu (pro zvýšení bezpečnostního zabezpečení datové schránky), např. přihlášení:

• identitou občana,
• mobilním klíčem,
• SMS kódem,
• bezpečnostním kódem,
• certifikátem.

Výhody datové schránky

• rychlejší komunikace se státními institucemi a úřady,
• okamžité odeslání písemnosti bez chození na úřad,
• převzetí písemností kdekoliv s přístupem na internet,
• úspora peněz za poštovné,
• vybavení korespondence z domu,
• úspora času - vše lze vyřídit online:
• bez chození na úřad,
• bez čekání 24 hodin denně 7 dní v týdnu,
• prokazatelnost doručení.

Nevýhody datové schránky

První obnova hesla při zapomenutí přihlašovacích údajů není zpoplatněna. Každá další obnova hesla bude zpoplatněna částkou ve výši 200 Kč. Z důvodu bezpečnosti, příp. možného zablokování schránky nebo opakovaného zapomenutí hesla (spojeného se zpoplatněnou obnovou hesla) se doporučuje měnit heslo každých 90 dní. Lze to obejít nastavením neomezené platnosti hesla datové schránky v části „Nastavení”.

Poplatek za odeslání zprávy kromě orgánů státní správy je zpoplatněna dle ceníku České pošty a. s.

Zpráva, resp. písemnost je automaticky považována za doručenou po 10 dnech od jejího doručení (a to i v případě, že si ji adresát nepřečetl).

Papírové daňové přiznání a přehledy jsou minulostí

OSVČ mají od 1. 1. 2023 povinnost podávat daňové přiznání elektronicky*. Při podání v papírové podobě (pokud je datová schránka již zřízena) bude OSVČ vyzvána Finanční správou k elektronickému podání. Pokud k elektronickému podání nedojde, Finanční správa může živnostníkovi uložit pokutu ve výši 1 000 Kč. Kromě toho je papírové daňové přiznání OSVČ považováno za nepodané. Dojde tak k dalším sankcím v podobě penále za každý den prodlení. Navíc OSVČ nebude vyplacen přeplatek (pokud vznikl), ani další slevy na dani např. daňový bonus na dítě.

Jak tedy podat daňové přiznání?

Přiznání elektronicky lze podat těmito způsoby:

• datovkou schránkou,
• přes portál mojedane.cz - EPO pomocí ID občana.

Mám zřízené dvě datové schránky, jako fyzická osoba podnikající i nepodnikající. Kterou použít k podání přiznání?

Pokud fyzická osoba zasílá daňové podání na finanční úřad ze své datové schránky, pak je zcela lhostejné, o jaký konkrétní typ datové schránky se jedná (tj. zda je to datová schránka fyzické osoby-nepodnikající či fyzické osoby-podnikající). To znamená, že poplatník může odeslat přiznání ze své datové schránky nepodnikatele.

Přes datovou schránku lze podat kromě daňového přiznání i veškeré elektronické dokumenty určeny pro Finanční úřad, např.:

• daňové přiznání pro fyzické osoby,
• daňové přiznání pro právnické osoby,
• přiznání k silniční dani,
• přiznání k dani z přidané hodnoty,
• přiznání k dani z nemovitých věcí,
• přihlášky/odhlášky k registraci (např. registrace k dani z příjmů fyzických nebo právnických osob, přihláška do registru zaměstnavatelů, registrace DIČ),
• registraci k DPH,
• registraci k DPH identifikované osoby.

Připravili jsme pro vás daňové přiznání a přehledy pro odeslání datovkou za rok 2022. Po vyplnění formuláře dostanete XML soubor, který stačí pouze odeslat. Pro zpracování přiznání za předchozí roky klikněte sem.

Zdravotní pojišťovna

Zdravotní pojišťovny nabízí tzv. E-komunikaci, přes kterou lze podat i přehledy. Datovku tedy k podání přehledů nutně OSVČ nepotřebuje. Přehled lze podat i přes portál zdravotní pojišťovny.

Prostřednictvím datové schránky ale OSVČ může:

• obdržet od zdravotní pojišťovny vyúčtování záloh zdravotního pojištění za OSVČ,
• obdržet od zdravotní pojišťovny přehled plateb a penále,
• zaslat zdravotní pojišťovně přehled o příjmech a výdajích.

Česká správa sociálního zabezpečení

Od loňského roku již ČSSZ OSVČ nezasílala vyúčtování předepsaných záloh na sociální pojištění tzv. inventuru pohledávek, čímž OSVČ pomalu připravovala na blížící se digitalizaci. Přehled pro ČSSZ lze tedy podat následujícími způsoby:

• prostřednictvím interaktivního formuláře z ePortálu ČSSZ tiskopis odešlete ve formátu xml přímo příslušné OSSZ/ČSSZ tzv. přímým kanálem (tlačítko „Odeslat přes ePortál“), a to buď přes veřejné rozhraní pro e-podání (VREP/APEP), jestliže vlastníte uznávaný elektronický podpis, nebo prostřednictvím datové schránky, jste-li držitelem datové schránky,
• přehled v čitelném formátu (např. PDF) je možné doručit i na e-podatelnu nebo do datové schránky příslušné OSSZ, jestliže vlastníte elektronický podpis anebo jste držitelem datové schránky,
• vyplníte pomocí počítače interaktivní formulář z ePortálu ČSSZ, poté jej vytisknete a doručíte na příslušnou OSSZ,
• doručíte vyplněný papírový tiskopis příslušné OSSZ – na těchto pracovištích je příslušný tiskopis k dispozici.

Kromě přehledu lze České správě sociálního zabezpečení odesílat datovou schránkou také veškeré dokumenty, které mají elektronický formulář, a to:

• žádost o informativní osobní list důchodového pojištění,
• potvrzení o dočasné pracovní neschopnosti,
• potvrzení o druhu a výši vyplacených dávek nemocenského pojištění,
• přihlášky/odhlášky důchodového / dobrovolného nemocenského pojištění OSVČ,
• žádost o peněžitou pomoc v mateřství.

Zrušení datové schránky pro OSVČ

Ukončí-li živnostník podnikatelskou činnost, Ministerstvo vnitra ČR mu datovou schránku zruší uplynutím 3 let od vymazání ze živnostenského rejstříku. Co z toho plyne?

Pokud OSVČ zruší živnost v roce 2023, následující rok (2024) má povinnost podat přehledy i daňové přiznání elektronicky, byť živnost již nevykonává. V následujících letech mu již podání elektronicky nevzniká.

Daňové přiznání si zpracujete v naší jednoduché aplikaci na OnlinePřiznání.cz. Stačí odpovědět na pár otázek, průběžně vidíte, jak vám vychází daň a zda máte nárok na případný přeplatek.