4 kroky, ako si vybrať dobrého účtovníka?
Počítať vie každý, no účtovať vie máloktorý živnostník. Ak patríte medzi živnostníkov, ktorí sa rozhodujú, ako si vybrať toho najlepšieho účtovníka, spísali sme 4 kroky, ako si vybrať toho najlepšieho.
V čom spočíva agenda účtovníka?
Agenda účtovníka sa skladá z týchto činnosti:
- konzultácie (k spracovaniu účtovníctva, k zostaveniu účtovnej závierky alebo daňového priznania),
- spracovanie daňového priznania k dani z príjmov fyzických a právnických osôb, k dani z motorových vozidiel,
- registrácia na DPH,
- spracovanie daňového priznania k DPH, kontrolného a súhrnného výkazu,
- finančné analýzy,
- spracovanie štatistických výkazov,
- spracovanie dochádzok a miezd zamestnancov,
- pravidelné školenia a vzdelávanie sa vzhľadom na časté zmeny legislatívy,
- ďalšie služby.
1 . Vlastný alebo externý?
Od začiatku si stanovte činnosti, ktoré po účtovníkovi budete požadovať. Dôležitý je aj rozpočet, ktorý máte pre účtovníka vyčlenený. Existujú 3 možnosti:
interný účtovník, ktorý sa stane vašim zamestnancom. Síce vám spracuje kompletné účtovníctvo a bude vám neustále k dispozícii v kancelárii, ale treba brať do úvahy aj ďalšie položky, ktoré súvisia s jeho zamestnávaním, a to jeho mesačnú mzdu, odvody na strane zamestnávateľa, dane, agendu s prihlásením do poisťovní a pod. Treba brať do úvahy aj prípad, že účtovník môže byť dlhodobo práceneschopný, kedy ho bude musieť nahradiť iný zamestnanec alebo externý účtovník, pričom vám plynie povinnosť platiť náklady súvisiace s jeho pracovnou pozíciou. ,
externý účtovník je výhodnejšou voľbou, pretože:
- spracuje komplexné účtovníctvo,
- platíte len za služby, ktoré reálne využijete,
- je flexibilný,
- odpadajú náklady spojené so zamestnávaním,
- náklady na pravidelné školenia a účtovný softvér je na strane externého účtovníka.
externá účtovná kancelária je najvýhodnejšou voľbou, pretože:
- spracuje komplexné účtovníctvo,
- platíte len za služby, ktoré reálne využijete,
- je flexibilná,
- je dispozícii vlastný účtovník, ktorý je zastupiteľný v rámci kancelárie,
- odpadajú náklady spojené so zamestnávaním,
- náklady na pravidelné školenia a účtovný softvér je na strane kancelárie.
2. Náklady a zodpovednosť
Podstatnou zložkou sú aj vynaložené náklady. Tie u interného účtovníka zahrňujú:
- mzdu a odvody, ktoré ako zamestnávateľ budete uhrádzať,
- účtovný softvér, udržiavať jeho aktuálnosť,
- pravidelné odborné školenia,
- zálohovanie programu, aby v prípade poruchy programu či počítača nedošlo k strate dát.
Môžete použiť aj online programy na účtovanie, ku ktorým máte vy ako podnikateľ aj váš účtovník prístup kedykoľvek a odkiaľkoľvek, kde je prístup na internet.
V prípade externistov a externých účtovných kancelárií nič podobné neriešite. Zaplatíte dohodnutý paušál a účtovníctvo môžete pustiť z hlavy.
Nezabúdajte si stanoviť, za čo zodpovedáte vy ako podnikateľ a za čo účtovník. Ak budete mať v účtovníctve, či dokonca daňovom priznaní chybu, môžu prísť sankcie. Zodpovednosť za účtovníctvo nesie vždy samotný podnikateľ. Zosobniť ju vlastnému zamestnancovi nie je právne zložité. V prípade externej spoločnosti môžete trvať na ustanovení dohody v kontrakte o tom, že prípadné pokuty vzniknuté chybou znáša práve externý účtovník.
3. Flexibilita
| Externista (jednotlivec) | Účtovná kancelária | ||
|---|---|---|---|
| Výhody | Nevýhody | Výhody | Nevýhody |
| ✔️ individuálny prístup | ❌ pracovná indispozícia (dovolenka, neschopenka) | ✔️ istota stáleho spracovania účtovných dokladov | ❌ odovzdávanie dokladov mimo firemnú kanceláriu |
| ✔️ rýchle reakcie | ❌ v závislosti na tom riskujete, že nebudete mať účtovníctvo, DPH, daňové priznanie alebo iné účtovné operácie zhotovené včas | ✔️ zabezpečenie školení a vzdelávania | ❌ po ukončení spolupráce môže nastať problém dostať sa k dokladom |
| ✔️ rady a nasmerovanie podnikania v súlade so zákonmi | --- | ✔️ rýchlosť v komunikácii | ❌ sankcie za odovzdanie dokladov po termíne |
| --- | --- | ✔️ vlastný účtovník, ktorý vašu spoločnosť bude mať na starosti | --- |
| --- | --- | ✔️ zastupiteľnosť (dovolenka, neschopenka) | --- |
| --- | --- | ✔️ garancia spracovania účtovných dokumentov a ich podanie v termíne | --- |
4. Cena vs. kvalita
Nájsť kvalitného internistu môže byť časovo aj finančne výrazne zložitejšie. Výberové konanie, ako aj hľadanie správneho kandidáta môže trvať mesiace.
V prípade externistov ako aj externých účtovných kancelárií si ľahko môžete nájsť referencie o ich práci a dostať sa k cenovej ponuke. Dohoda s externistom z odboru, ktorý má dobré meno, je otázkou telefonátu a krátkeho stretnutia.
Aký je ideálny účtovník?
- spolupracuje,
- rýchlo komunikuje,
- dodržiava termíny,
- podnikateľ nedostáva rozhodnutia o pokutách,
- je ochotný poradiť či asistovať pri jednaní s inštitúciami,
- navrhuje riešenia problémov,
- upozorňuje na zistené nedostatky a radí podnikateľovi s ich nápravou.
7 rád, ako si vybrať správneho účtovníka
- zistiť si referencie,
- overiť si, či bude spolupráca na zmluvnom základe s jasne definovanými pravidlami,
- zistiť si informácie o praxi,
- zistiť si, či vie spracovať aj mzdy, rozpočty, kalkulácie (a všetko, čo budete potrebovať),
- ak ide o účtovnú firmu, ujasniť si, kto konkrétne bude spracovávať doklady,
- overiť si, či sleduje proces legislatívy a zúčastňuje sa školení,
- či poskytuje doplnkový servis v podobe upozornení na termíny, zmeny.
Ktorého vybrať?
Prehľad výhod a nevýhod interných a externých účtovníkov z pohľadu podnikateľa. Tabuľka vám pomôže pri rozhodovaní.
| Interný účtovník | Externý účtovník (jednotlivec) | Externý účtovník (účtovná kancelária) |
|---|---|---|
| ✔️ zamestnanec | ✔️ zmluvou dohodnuté podmienky spolupráce | ✔️ zmluvou dohodnuté podmienky spolupráce |
| ✔️ spracovanie kompletného účtovníctva | ✔️ spracovanie kompletného účtovníctva | ✔️ spracovanie kompletného účtovníctva |
| ✔️ časová flexibilita | ✔️ časová flexibilita | ✔️ časová flexibilita |
| ✔️ vlastný účtovník k dispozícii | ✔️ vlastný účtovník k dispozícii | ✔️ vlastný účtovník k dispozícii |
| ✔️ individuálny prístup | ✔️ individuálny prístup | ✔️ individuálny prístup |
| ✔️ osobnejšia komunikácia | ✔️ osobnejšia komunikácia | ✔️ osobnejšia komunikácia |
| ✔️ rýchle reakcie | ✔️ rýchle reakcie | ✔️ rýchle reakcie |
| ✔️ rady a nasmerovanie podnikania v súlade so zákonmi | ✔️ rady a nasmerovanie podnikania v súlade so zákonmi | ✔️ rady a nasmerovanie podnikania v súlade so zákonmi |
| ❌ nezastupiteľnosť (dovolenka, neschopenka) | ❌ nezastupiteľnosť (dovolenka, neschopenka) | ✔️ zastupiteľnosť |
| ❌ mzdové náklady a odvody na strane zamestnávateľa | ✔️ platba paušálom bez ďalších poplatkov* | ✔️ platba paušálom bez ďalších poplatkov* |
| ❌ nábor (veľká časová náročnosť) | ✔️ podpis zmluvy (malá časová náročnosť) | ✔️ podpis zmluvy (malá časová náročnosť) |
| ❌ odvody na strane zamestnávateľa | ✔️ v réžii externého účtovníka | ✔️ v réžii externej účtovnej kancelárie |
| ❌ prihlásenie do poisťovní | ✔️ na strane externého účtovníka | ✔️ na strane externej účtovnej kancelárie |
| ❌ zriadenie a údržba aktuálnosti účtovného softvéru | ✔️ na strane externého účtovníka | ✔️ na strane externej účtovnej kancelárie |
| ❌ preplácanie pravidelných odborných školení | ✔️ zabezpečenie školení a vzdelávania na strane externého účtovníka | ✔️ zabezpečenie školení a vzdelávania na strane externej účtovnej kancelárie |
| ❌ zálohovanie programu | ✔️ na strane externého účtovníka | ✔️ na strane externej účtovnej kancelárie |
Vybrali ste si? Alebo stále váhate? Využite naše účtovné služby. Poskytneme vám niekoľko balíčkov, z ktorých si môžete vybrať ten, ktorý vám najviac vyhovuje. Budete mať k dispozícii účtovníka online, nemusíte nikam chodiť, stačí poslať všetky dokumenty online.
