Jak dokládat podnikání? Kde tyto doklady uchovávat?

S podnikáním je úzce spjata administrativa. Jistě si představíte tuny papírů, které nemáte kam dát.

V současnosti se doklady k podnikání dají uchovávat buď písemně v listinné podobě (v tomto případě se papírům nevyhnete) nebo elektronicky – šetříte místo i životní prostředí. Co a jak uchovávat?

Podnikání samotné se vykazuje formou příjmů a výdajů. Příjmy jsou dokumentovány ve fakturách, které podnikatel vystavuje svým zákazníkům. Po úhradě faktury vykáže podnikatel svůj první příjem. Za výdaj považujeme náklady spojené s podnikáním. Může to být např:

• pronájem prostor
• auto
• režijní náklady (osvětlení, voda …)
• materiál, který podnikatel používá (například kadeřnice použije šampon, na jehož nákup jí vznikne náklad)
• mzdy zaměstnanců
• odvody

Doklady prokazující příjmy a výdaje si musí podnikatel uchovávat. Podle novely zákona o účetnictví je však povinen uchovávat i záznamy týkající se podnikání například:

• daňové přiznání
• přehled odvodů
• účetní závěrku
• účetní doklady
• účetní knihy
• seznamy účetních knih
• seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek použitých v účetnictví
• odpisový plán
• inventurní soupisy, inventarizační zápisy

po dobu 10 let od doby, které se to týká. Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účetní rozvrh a další doklady prokazující vedení účetnictví po dobu 5 let od konce účetního období. Tato doba se může prodloužit, pokud jsme podali za dotyčný rok dodatečné daňové přiznání nebo jsme vykázali ztrátu, lhůtu prodlužuje i leasing. Maximálně se to může natáhnout na 10 let.

Stejný metr platí i pro elektronickou archivaci, která může být formou:

• elektronických nosičů – CD, diskety, USB disky, externí paměti
• harddisků

Všechna data v elektronické podobě musí být archivována po dobu 10 let bez výjimky.

TIP: Pokud máte doklad na teplocitlivém papíru (účtenka z registrační pokladny), do 1 roku vybledne a její obsah nebude čitelný. Doporučujeme ho oxeroxovat a s originálem archivovat. Oxeroxovaná kopie nikdy nevybledne.

Archivace mzdových dokladů

Mzdovou agendu tvoří písemnosti dokládající evidenci, výpočet, zdanění mezd a realizaci zákonných a ostatních srážek ze mzdy. Patří sem:

• výplatní listina
• mzdový list
• evidenční list důchodového pojištění
• povinné výkazy o výši záloh na pojistné pro jednotlivé zdravotní pojišťovny a o výši pojistného a příspěvků pro ČSSZ
• výkazy o sražených zálohách na daň z příjmů fyzické osoby a hlášení o vyúčtování daně
• různé potvrzení o mzdě

Z hlediska dokladování identifikačních údajů zaměstnance, výpočtu a zdanění platu a pro účely důchodového zabezpečení je nejdůležitější roční mzdový list. Jedinou výjimku v archivaci tvoří osobní spisy zaměstnanců, které musí být archivovány 30 let, u pracujících důchodců 10 let.

Co se stane, pokud něco zapomenu archivovat?

Při kontrole mohou úřady při nedohledání daňového dokladu nebo i jeho nečitelnosti doměřit u odpočtu DPH sankci uplatněnou na vstupu. Pokud jako podnikatel neuschováte účetní doklady, potom se jedná o správní delikt a Finanční úřad vám může udělit pokutu.