Ako evidovať tržby II – použitie ERP

Podnikatelia odvádzajú tržby prijaté v hotovosti alebo prostredníctvom platobných kariet cez elektronické registračné pokladne tzv. ERP. Do ERP musí zaevidovať každú platbu, ktorú im zákazníci zaplatia. Čo taká pokladňa obnáša a ako sa používa? Na čo nezabudnúť?

Použitie ERP

Zákon definuje, akú pokladnicu môže podnikateľ používať:

• pokladnicu, ktorou je elektronické registračné zariadenie vybavené technickými časťami
• počítač s vlastným registračným programom a so samostatnou fiškálnou tlačiarňou
• pokladnicu, na ktorú akreditovaná osoba vydala certifikát, daňový úrad jej pridelil daňový kód pokladnice, je označená plombou a spĺňa technické požiadavky

Ako prispôsobiť pôvodnú pokladnicu?

Na začiatok si pokladnicu treba nastaviť. Podnikateľ, ktorý používa pokladnicu na evidenciu tržieb certifikovanú podľa vyhlášky o ERP (možnosť č. 3), by si mal u servisnej organizácii zistiť, či sa jeho súčasná pokladnica dá prispôsobiť na nové podmienky, alebo si bude musieť kúpiť novú pokladnicu, ktorá spĺňa podmienky stanovené zákonom o ERP. Existujú dva spôsoby prispôsobenia „starej“ pokladnice:

Postup A

• podnikateľ sa obráti na servisnú organizáciu so žiadosťou o upgrade
• servisná organizácia vykoná dennú uzávierku, vynuluje grandtotály a túto skutočnosť zapíše do pôvodnej knihy pokladnice v časti servisný záznam
• servisná organizácia vykoná upgrade, pričom do pamäte zaznamená pôvodný daňový kód pokladnice (DKP), do knihy elektronickej registračnej pokladnice zapíše dátum uvedenia pokladnice do prevádzky a zároveň odovzdá podnikateľovi fotokópiu certifikátu
• podnikateľ sa dostaví s knihou elektronickej registračnej pokladnice a s kópiou certifikátu na daňový úrad, ktorý mu do knihy zapíše DKP s poznámkou, že ide o pôvodný DKP

Postup B

• podnikateľ sa obráti na servisnú organizáciu so žiadosťou o upgrade
• servisná organizácia vykoná dennú uzávierku, vynuluje grandtotály a túto skutočnosť zapíše do pôvodnej knihy pokladnice v časti servisný záznam
• servisná organizácia vykoná upgrade a podnikateľovi odovzdá kópiu certifikátu
• podnikateľ sa dostaví s knihou elektronickej registračnej pokladnice a s kópiou certifikátu na daňový úrad, ktorý mu do knihy zapíše nový DKP
• podnikateľ opätovne osloví servisnú organizáciu, aby uviedla pokladnicu do prevádzky
• servisná organizácia do pamäte zaznamená nový, daňovým úradom pridelený DKP a do knihy elektronickej registračnej pokladnice zapíše dátum uvedenia pokladnice do prevádzky

Pokladnicu máme nastavenú, ako ju ďalej používať?

Okrem zadávania tržieb musí podnikateľ robiť uzávierky. V ERP robí uzávierku:

1. dennú – za dni, počas ktorých mal podnikateľ tržbu. Môže ju vyhotoviť kedykoľvek raz za deň. Výsledkom je výstup obsahujúci údaje o denných súhrnných finančných operáciách týkajúcich sa predaja tovaru alebo poskytovania služby. Tieto výstupy z denných uzávierok je podnikateľ povinný uchovávať po dobu 5 rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom boli vyhotovené. Spôsob a miesto ich uchovávania závisí od rozhodnutia podnikateľa (uloží v papierovej podobe, naskenuje a nahrá elektronicky napr. na pevný alebo prenosný disk) Je však dôležité, aby na nich boli uchované údaje čitateľné. Denná uzávierka teda už nemusí byť priložená do knihy ERP.
2. intervalovú – výstup obsahujúci podrobné alebo súhrnné údaje z pamäte za zvolený časový interval. Je možné zhotoviť ju napr. za mesiac alebo štvrťrok.
3. prehľadovú – výstup obsahujúci údaje o denných súhrnných finančných operáciách týkajúcich sa predaja tovaru alebo poskytovania služby od začiatku predaja tovaru alebo poskytovania služby v danom dni.

Intervalovú a prehľadovú uzávierku robí podnikateľ iba na požiadanie daňového úradu (DÚ) alebo colného úradu (CÚ). Je povinný ich vyhotoviť ihneď na predajnom mieste alebo v lehote určenej DÚ alebo CÚ. Podnikateľ si intervalovú a prehľadovú uzávierku môže vyhotoviť a vytlačiť aj pre svoje potreby napríklad kvôli štatistikám.

Príklad: Podnikateľ má otváracie hodiny do 18.00 hod.. Za deň 27.9.2018 do 24.00 nevykoná dennú uzávierku. Vyhotoví ju nasledujúci deň (28.9.2018) pred otvorením prevádzky o 6:00. V tento deň ale o 18:00 vykoná dennú uzávierku aj za 28.9. Bude tento postup rozpore so zákonom o ERP?

Riešenie: Ak bude denná uzávierka za deň 27.9.2018 vyhotovená pred otváracími hodinami (tj. pred 6:00) 28.9.2018, bude deň 27.9.2018 riadne uzatvorený. Dôležité je, že za deň 28.9. nesmie byť do vykonania uzávierky z predchádzajúceho dňa vložený do ERP žiadny príjem. Po uzavretí prevádzky o 18:00 28.9.2018 vykoná podnikateľ dennú uzávierku za 28.9.. Síce vyhotovil dve denné uzávierky, oba dni v poriadku uzavrel. Tento postup nie je v rozpore so zákonom, pretože každá uzávierka bola za iný deň. O rozpor so zákonom by išlo v prípade, keby bola za deň 27.9. urobená denná uzávierka o 17:00 a potom aj o 18:00. Nemôžu byť vyhotovené dve a viac denných uzávierok za rovnaký deň.

Čo robiť pri výpadku ERP?

Pri prerušení prevádzky ERP z dôvodu jej výpadku (výmena pamäte, údržba, oprava ERP, výpadok elektriny či internetu) počas prevádzkových hodín je podnikateľ povinný:

• nahlásiť prerušnie činnosti ERP servisnej organizácii (toto sa nevzťahuje na výpadok elektriny alebo internetu)
• do knihy ERP zapísať dôvod, dátum a čas prerušenia prevádzky ERP ako aj dátum a čas opätovného začatia používania ERP
• zaznamenať do knihy aj dátum a čas nahlásenia poruchy servisnej organizácii
• v prípade odovzdania ERP servisnej organizácii do opravy, aj dátum a čas jej odovzdania. Servisná organizácia tento zápis potvrdí pečiatkou, celým menom technika. Po vrátení prístroja technik zaznamená popis poruchy a dátum a čas opravy. Zápis potvrdí pečiatkou a celým menom.

Ak sa podnikateľ rozhodne počas výpadku ERP v predaji tovaru alebo poskytovaní služby pokračovať, do obnovenia ERP, je povinný k tržbám prijatým v hotovosti vyhotovovať paragóny v dvoch vyhotoveniach (originál odovzdá kupujúcemu a kópiu si ponechá). Paragóny sa číslujú vzostupne bez prerušenia. Paragón obsahuje rovnaké údaje ako pokladničný doklad okrem ochranného znaku. Po opätovnom uvedení do prevádzky nahodí údaje z paragónu do ERP do 10 dní od obnovenia. Kópie paragónov podnikateľ archivuje po dobu piatich rokov.

Čo robiť pri ukončení prevádzky ERP?

Keď sa podnikateľ rozhodne ukončiť používanie ERP, je povinný:

• požiadať servisnú organizáciu o jej ukončenie, v rámci ktorého servisná organizácia ukončenie prevádzky ERP zaznamená aj do knihy ERP s uvedením dátumu ukončenia
• oznámiť ukončenie prevádzky ERP DÚ najneskôr do troch pracovných dní po ukončení jej prevádzky. DÚ úrad ku dňu podania oznámenia zruší DKP, pričom jeho zrušenie zaznamená do knihy ERP a záznam potvrdí odtlačkom pečiatky a podpisom zamestnanca DÚ s uvedením jeho celého mena.
• servisná organizácia uloží údaje z pamäte na dátovom médiu a odovzdá ho podnikateľovi. Odstráni aj DKP z pamäte. Podnikateľ prevzatie tohto dátového média potvrdí podpisom do knihy ERP, pričom je povinný ho uchovať do piatich rokov od konca roka, v ktorom ho od servisnej organizácie prevzal.

Podnikateľ, ktorý pozastaví prevádzku ERP z dôvodu pozastavenia prevádzkovania živnosti je povinný dátum tejto skutočnosti zaznamenať do knihy ERP.