Ako dokladať podnikanie? Kde tieto doklady uchovávať?

S podnikaním je úzko spätá administratíva. Isto si predstavíte tony papierov, ktoré nemáte kam dať. V súčasnosti sa doklady k podnikaniu dajú uchovávať buď písomne v listinnej forme (v tomto prípade sa papierom nevyhnete) alebo elektronicky – šetríte miesto aj životné prostredie. Čo však a ako uchovávať?

Podnikanie samotné sa vykazuje formou príjmov a výdavkov. Príjmy sú zdokumentované vo faktúrach, ktoré podnikateľ vystavuje svojim zákazníkom. Po úhrade faktúry vykáže podnikateľ svoj prvý príjem. Za výdavok považujeme náklady spojené s podnikaním. Môže to byť napr:

• prenájom priestorov
• auto
• režijné náklady (osvetlenie, voda…)
• materiál, ktoré podnikateľ používa (napríklad kaderníčka použije šampón, na nákup ktorého jej vznikne náklad)
• mzdy zamestnancov
• odvody

Doklady preukazujúce príjmy a výdavky si musí podnikateľ uchovávať. Podľa novely zákona o účtovníctve je však povinný uchovávať aj záznamy týkajúce sa podnikania napríklad:

• daňové priznanie
• prehľad odvodov
• účtovnú závierku
• účtovné doklady
• účtovné knihy
• zoznamy účtovných kníh
• zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve
• odpisový plán
• inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy
• účtový rozvrh

10 rokov od doby, ktorej sa to týka. Do konca roku 2017 platila lehota 5 rokov. Keď teda podnikáte a máte doklad k podnikaniu z roku 2012, 5 ročná lehota na jeho archiváciu vypršala dňom 31.12.2017. Taký doklad už archivovať nemusíte. Ak však máte doklad s dátumom 1.1.2013 a ďalej, v roku 2018 uplynula doba 5 rokov. Takýto doklad si ešte nechajte zapadať prachom ďalších 5 rokov. Skartovať ho môžete až v roku 2023.

Rovnaký meter platí aj pre elektronickú archiváciu, ktorá môže byť formou:

• elektronických nosičov – CD, diskety, USB disky, externé pamäte
• harddiskov

Všetky dáta v elektronickej podobe musia byť archivované 10 rokov bez výnimky.

TIP:Ak máte doklad na teplocitlivom papieri (účtenka z registračnej pokladne), do 1 roka vybledne a jej obsah nebude čitateľný. Odporúčame ho prefotiť a spolu s originálom archivovať. Prefotená kópia nikdy nevybledne.

Archivácia mzdových dokladov

Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy. Patria sem:

• výplatná listina
• mzdový list
• evidenčný list dôchodkového poistenia
• povinné výkazy o výške preddavkov na poistné pre jednotlivé zdravotné poisťovne a výške poistného a príspevkov pre Sociálnu poisťovňu
• výkazy o zrazených preddavkoch na daň z príjmov fyzickej osoby a hlásenie o vyúčtovaní dane
• rôzne potvrdenia o mzde

Z hľadiska dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, výpočtu a zdaňovania mzdy a pre účely dôchodkového zabezpečenia je najdôležitejší ročný mzdový list.

Jedinú výnimku v archivácii tvoria osobné spisy zamestnancov, ktoré musia byť archivované 20 rokov.

Čo sa stane, ak niečo zabudnem archivovať?

Finančná správa môže udeliť pokutu vo výške 100 000 eur. Pri opakovanom porušení tohoto pravidla môže udeliť pokutu až 3 milióny eur a prerušiť živnostenské oprávnenie.